Документация › Инструменты бота › Подтверждение и напоминания о записи

Подтверждение и напоминания о записи

Клиент записался, и платформа сама пишет ему «вы записаны», а перед визитом напоминает. Неважно, где появилась запись: бот записал в календарь, записал через вашу функцию или администратор записал клиента у вас в CRM.

⏱ 7 мин · 👤 для владельца · 🟢 live

За 30 секунд:

• Где: Автоматизации → Записи. Одни настройки на весь проект.
• Записи приходят из трёх мест: бот в Google Календарь, бот через свою функцию, ваша система (CRM, сайт, сервис записи) через API.
• Подтверждение уходит сразу после записи. Напоминаний до пяти: «за 1 день», «за 2 часа» и так далее, у каждого свой текст.
• Ночью не пишем: с 9:00 до 21:00 по часам проекта.
• Первыми пишем только тем, кто уже писал на ваш номер WhatsApp. Остальным можно написать со своего телефона одной кнопкой.
• Бесплатно: тексты шаблонные, ИИ не тратится.

Как включить

1. Откройте проект → Автоматизации → Записи.
2. Включите тумблер «Подтверждать и напоминать о записи».
3. Проверьте текст подтверждения и сроки напоминаний. По умолчанию одно напоминание «за 1 день».
4. Посмотрите блок «Так увидит клиент»: там готовые сообщения на примере записи «завтра в 15:00».
5. Нажмите «Сохранить».

В текстах можно использовать подстановки:

Если имени или услуги нет, лишних запятых в тексте не останется: «Здравствуйте, {{client_name}}!» превратится в «Здравствуйте!».

Откуда берутся записи

Перенос записи двигает напоминания за собой, отмена снимает их. Запись остаётся в списке с пометкой «Отменена».

Когда подтверждение не уходит

Подтверждение нужно, когда клиент ещё ничего от вас не слышал. Поэтому:

• записи самого бота не подтверждаем: бот уже написал «записал вас» в этом же чате;
• не шлём, если в чате только что был разговор (последние 30 минут): клиент прямо сейчас переписывается и о записи знает;
• ваша система может выключить подтверждение сама, если отправляет его своими силами.

Напоминания уходят во всех трёх случаях.

Кому мы не пишем и почему

Сообщение о записи платформа отправляет первой, без свежего сообщения от клиента. WhatsApp блокирует номера, которые пишут незнакомцам. Поэтому:

• пишем только тем, кто уже писал на ваш номер WhatsApp (в переписке с ботом или в вашем телефоне). Это проверяется в момент отправки: если клиент написал вам между записью и напоминанием, напоминание уйдёт;
• незнакомому номеру не пишем никогда. Запись видна в списке с причиной «клиент ни разу не писал на ваш номер WhatsApp» и кнопкой «Написать со своего телефона»: она откроет WhatsApp на вашем телефоне с готовым текстом, отправите вы сами;
• Instagram не участвует: там можно отвечать только в течение 24 часов после сообщения клиента, напоминание за сутки туда не пролезет;
• Telegram участвует: чат с ботом существует, только если клиент написал сам.

Ночью не пишем

Сообщения уходят с 9:00 до 21:00 по часовому поясу проекта (он задаётся в настройках, вкладка «Общие»).

• Напоминание, которое выпало на ночь, уходит накануне в 20:30. Визит в 9:30 с напоминанием «за 2 часа» получит его вечером в 20:30.
• Подтверждение записи, созданной ночью, уходит в 9:00 утра. Если визит раньше 10:00, подтверждение не уйдёт: клиента утром встретит напоминание.

Список записей

Под настройками список: Предстоящие · Прошедшие · Отменённые, поиск по имени, телефону и услуге. У каждой записи видно, откуда она пришла, и судьба каждого сообщения:

Частые вопросы

Сколько стоит? Бесплатно. Тексты шаблонные, ИИ их не пишет, баланс не тратится.

Что если подписка закончилась? Сообщения перестают уходить и помечаются «подписка проекта закончилась».

А если клиент ответит на напоминание? Ответит боту в тот же чат, как обычно. Бот видит напоминание в переписке и понимает, о чём речь.

Я выключил тумблер, что с уже запланированными? Снимаются сразу, с причиной «подтверждение и напоминания выключены».

В тест-чате работает? Нет, в тест-чате записи не создаются и сообщения не уходят.

Простыми словами

Раньше напоминать клиентам умела только запись, которую бот сделал в Google Календарь. Теперь неважно, кто записал клиента: бот, ваша функция или администратор в вашей CRM. Платформа пишет клиенту «вы записаны» и напоминает перед визитом, днём, и только тем, кто уже вам писал, чтобы номер не заблокировали. Всё, что ушло или не ушло, видно в одном списке с причинами.

Дальше: → Теги и сегментация
Связано: Запись на время · Дожимы · Публичный API
Не получилось? → напишите в поддержку